研发费用加计扣除“其他费用”限额——10%的红线如何守住？
同为“其他费用”，高企认定放宽到20%，加计扣除严格控制在10%——不少企业恰恰在这个最容易被忽视的科目上栽了跟头
一、10%的“隐形天花板”：为什么最简单的科目反而最容易出错？
在研发费用加计扣除的八大类费用中，“其他相关费用”看起来最简单——不就是技术图书、差旅会议、知识产权申请这些杂七杂八的费用吗？加在一起能有多少？
但恰恰是这个看起来最简单的科目，正在成为越来越多企业被稽查的“重灾区”。
税务部门在日常核查中发现，许多企业在归集“其他相关费用”时存在一个典型的认知偏差——误将属于“其他相关费用”的支出（如职工福利费、补充养老保险费、差旅费、会议费等）直接归入“人员人工费用”科目。这些支出虽与研发活动相关，但并非直接从事研发活动人员的工资薪金，而是属于与研发活动直接相关的“其他费用”范畴--13。
当企业将本应受10%限额约束的费用归入无比例限制的人员人工费用时，一旦被税务机关发现，将面临补税、滞纳金乃至罚款的风险。
根据《财政部 国家税务总局 科技部关于完善研究开发费用税前加计扣除政策的通知》（财税〔2015〕119号）明确规定：与研发活动直接相关的其他相关费用，其可加计扣除部分不得超过可加计扣除研发费用总额的10%-8。这条规定，是加计扣除政策中一道明确的“硬杠杠”。
同样是“其他费用”，高企认定的限额是20%，加计扣除的限额是10%-。两者相差整整一倍。不少企业在高企认定中习惯了20%的宽松标准，到了加计扣除时依然沿用同一套逻辑，结果触碰了10%的红线。看似微小的认知偏差，可能带来税务稽查的严重后果。
二、哪些费用属于“其他相关费用”？
根据财税〔2015〕119号文的规定，与研发活动直接相关的其他费用包括以下类别-8-9：
| 费用类别 | 具体内容 |
|---|---|
| 文献与资料费 | 技术图书资料费、资料翻译费 |
| 咨询与保险类 | 专家咨询费、高新科技研发保险费 |
| 成果管理类 | 研发成果的检索、分析、评议、论证、鉴定、评审、评估、验收费用 |
| 知识产权类 | 知识产权的申请费、注册费、代理费 |
| 差旅会议类 | 差旅费、会议费 |
| 福利保障类 | 职工福利费、补充养老保险费、补充医疗保险费- |
需要特别注意的是： “其他相关费用”不包括工会经费、职工教育经费、业务招待费、通讯费等-30。企业将通讯费误归入其他费用，是税务稽查中的高频问题-。
此外，用于研发活动的消耗品（如滴管、试剂瓶、放大镜、温度计等）应归入“直接投入费用”，而非“其他相关费用”-30。费用科目的准确归类，直接关系到能否合规享受加计扣除优惠，企业应当严格按照政策规定执行。
三、10%限额的计算方法
3.1 计算公式
全部研发项目的其他相关费用限额 = 全部研发项目的人员人工等五项费用之和 × 10% ÷（1 - 10%）-8
“人员人工等五项费用” 是指财税〔2015〕119号文件第一条第（一）项“允许加计扣除的研发费用”第1目至第5目费用-8，包括：
- 人员人工费用
- 直接投入费用
- 折旧费用
- 无形资产摊销
- 新产品设计费、新工艺规程制定费、新药研制的临床试验费、勘探开发技术的现场试验费
3.2 计算方法的重要变化
从2021年度开始，根据《国家税务总局关于进一步落实研发费用加计扣除政策有关问题的公告》（国家税务总局公告2021年第28号），企业在一个纳税年度内同时开展多项研发活动的，由原来按照每一研发项目分别计算“其他相关费用”限额，改为统一计算全部研发项目“其他相关费用”限额-3-。
这一变化对企业有两大影响：
影响一：计算结果可能不同。 分别计算与统一计算，得出的可加计扣除金额可能不同。按项目分别计算时，每个项目各自受限；统一计算时，不同项目的“余量”可以调剂使用-3。
影响二：操作更简便。 统一计算只需计算一次，减轻了企业的工作量-。
3.3 计算规则
当“其他相关费用”实际发生数小于限额时，按实际发生数计算税前加计扣除额；当“其他相关费用”实际发生数大于限额时，按限额计算税前加计扣除额-8-。简单来说，就是“实际与限额孰小”原则-。
3.4 详细计算示例
案例： 甲企业2025年度开展A、B两个符合条件的研发项目-：
| 项目 | 人员人工等五项费用合计 | 其他相关费用实际发生额 |
|---|---|---|
| A项目 | 88万元 | 12万元 |
| B项目 | 84万元 | 8万元 |
| 合计 | 172万元 | 20万元 |
计算步骤：
第一步： 计算其他相关费用限额
其他相关费用限额 =（88 + 84）÷（1 - 10%）× 10% = 172 ÷ 0.9 × 0.1 = 19.11万元
第二步： 比较实际发生额与限额
实际发生额20万元 > 限额19.11万元
第三步： 确定可加计扣除金额
根据“孰小原则”，可加计扣除的其他相关费用为19.11万元
第四步： 计算可加计扣除的研发费用总额
88 + 84 + 19.11 = 191.11万元
第五步： 计算加计扣除额
191.11 × 100% = 191.11万元
关键结论： 该企业实际发生了20万元的其他相关费用，但只能扣除19.11万元，多出的0.89万元不能享受加计扣除-。
四、资本化项目中“其他相关费用”的处理
对于资本化研发项目，“其他相关费用”的处理相对复杂。按照现行政策规定，2021年及以后年度，对于资本化项目“其他相关费用”的处理分为以下四步：
第一步：计算限额。 按当年全部费用化项目和当年已结束的资本化研发项目情况，统一计算出当年全部项目“其他相关费用”限额。
第二步：确定可加计扣除金额。 比较“其他相关费用”限额及其实际发生数的大小，确定可以加计扣除的“其他相关费用”金额。
第三步：计算分摊比例。 用可加计扣除的“其他相关费用”金额除以全部项目实际发生的“其他相关费用”，得出可加计扣除比例。
第四步：分摊至资本化项目。 使用上述比例，分别乘以各资本化项目实际发生的“其他相关费用”，得出单个资本化项目可加计扣除的“其他相关费用”，与该项目其他可加计扣除的研发费用一并在以后年度摊销。
提示： 资本化项目“其他相关费用”的处理较为专业，建议企业在实际操作中咨询专业税务顾问或主管税务机关。
五、“其他费用”的两种口径——10%与20%的差异
5.1 高企认定的20%限额
在高新技术企业认定中，《高新技术企业认定管理工作指引》（国科发火〔2016〕195号）规定：“其他费用是指上述费用之外与研究开发活动直接相关的其他费用”，总额不得超过研究开发总费用的20%-。
高企认定中的其他费用包括：技术图书资料费、资料翻译费、专家咨询费、高新科技研发保险费，研发成果的检索、论证、评审、鉴定、验收费用，知识产权的申请费、注册费、代理费，差旅费、会议费、通讯费等-。
5.2 加计扣除的10%限额
加计扣除中的其他相关费用，限额为可加计扣除研发费用总额的10%。
5.3 两大差异
差异一：比例不同。 高企认定20%，加计扣除10%——相差整整一倍-。
差异二：范围不同。 高企认定中的其他费用包含通讯费-；加计扣除中的其他相关费用不包含通讯费，但包含职工福利费（高企认定不包含）-。
5.4 真实案例：通讯费与职工福利费的“身份错位”
某音乐设备企业（从事音乐设备及相关软件产品的技术服务）的案例最能说明问题-。该企业在归集研发费用时，将研发人员的通讯费600元和职工福利费7,356.82元同时计入加计扣除的“其他相关费用”。
但问题在于：
- 通讯费： 加计扣除的“其他相关费用”不包含通讯费，不应计入
- 职工福利费： 加计扣除的“其他相关费用”可以包含，但受10%限额约束-
该企业将本不应计入的费用计入了，同时未将应计入但受限额约束的费用按限额处理——两种错误叠加，最终被税务机关要求更正申报。
这个案例的启示： “其他费用”不是“垃圾桶”——不能什么都往里装。每一项费用都要对照政策，判断“能不能放”“放对了没有”“放进去后是否超限”。
六、高频违规点与风险防控
6.1 常见违规情形
违规情形一：将职工福利费、补充养老保险费等错误归入“人员人工费用”。 这些支出虽与研发活动相关，但并非直接从事研发活动人员的工资薪金，应归入“其他相关费用”，受10%限额约束-。
违规情形二：按项目分别计算限额（2021年及以后年度）。 2021年第28号公告已改为统一计算全部研发项目限额-3。仍按项目分别计算的做法是错误的。
违规情形三：将通讯费计入加计扣除的其他相关费用。 通讯费不在财税〔2015〕119号文规定的其他相关费用范围内-30。
违规情形四：实际发生额超过限额后仍全额申报。 当实际发生额超过限额时，超出部分不得加计扣除-8。
6.2 风险防控要点
要点一：区分费用科目。 职工福利费、补充养老保险费、补充医疗保险费等应归入“其他相关费用”，而非“人员人工费用”-。
要点二：统一计算限额。 2021年及以后年度，统一计算全部研发项目“其他相关费用”限额-3。
要点三：关注范围差异。 通讯费可以计入高企认定的其他费用（20%限额），但不得计入加计扣除的其他相关费用-。
要点四：孰小原则。 实际发生额与限额取小值-8。
要点五：留存备查资料。 在“自行判别、申报享受、相关资料留存备查”的征管模式下，企业需留存完整的备查资料以备税务机关核查-。
七、五维模型如何助你守住10%红线？
专知智库·高企管理成熟度评价的 “系统自指度” 维度，正是帮助企业规范研发费用管理、守住“其他费用”10%红线的系统性工具。
7.1 系统自指度如何诊断“其他费用”风险
| 风险点 | 对应的五维模型诊断点 | 防御价值 |
|---|---|---|
| 费用科目归集错误 | 系统自指度—科技财税合规 | 诊断其他费用归集是否准确、是否将通讯费等不可扣除费用计入 |
| 限额计算错误 | 系统自指度—科技财税合规 | 诊断是否按统一计算口径核算限额 |
| 实际发生额超限 | 系统自指度—科技财税合规 | 诊断其他费用占比是否超过10%限额 |
| 备查资料缺失 | 系统自指度—研发项目全流程管理 | 诊断备查资料是否完整、可追溯 |
7.2 如何通过五维自诊守住10%红线
第一步：诊断费用归集。 通过www.ipzhihu.com完成系统自指度诊断，逐一核验其他费用的归集范围——是否包含了通讯费？是否将职工福利费错归入了人员人工费用？是否清晰区分了10%与20%两套口径？
第二步：诊断限额计算。 核验是否按照统一计算口径核算限额（2021年及以后年度）-3。如发现按项目分别计算的问题（如甲公司案例），立即更正申报-3。
第三步：诊断备查资料。 核验其他费用的备查资料是否完整——费用明细清单、发票、合同、审批记录是否齐全。任何一项缺失，都可能导致税务机关直接做出“不得享受优惠”的决定-。
7.3 实证数据
根据专知智库的实证研究，系统自指度从L2提升至L3的企业，研发费用归集准确率显著提升，项目延期率下降40%以上。“其他费用”超限额是企业研发费用归集中最常见的问题之一——通过系统自诊提前发现、提前整改，可以有效规避税务稽查风险。
八、总结
“其他相关费用”10%的限额看似简单，实则是企业最容易触碰的红线之一。
企业需要做到：
理解政策边界—— 其他相关费用的范围是明确的：技术图书资料费、资料翻译费、专家咨询费、研发保险费、成果检索评审费、知识产权申请注册代理费、差旅费、会议费、职工福利费、补充养老保险费、补充医疗保险费。通讯费不在其列-30。
掌握计算方法—— 2021年起统一计算全部研发项目限额，不再按项目分别计算-3。计算公式为：全部研发项目的其他相关费用限额 = 全部研发项目的人员人工等五项费用之和 × 10% ÷（1 - 10%）-8。
遵循孰小原则—— 实际发生额与限额取小值-8。
区分两套口径—— 高企认定20%，加计扣除10%，范围也有差异-。通讯费可计入高企认定（20%限额），但不得计入加计扣除。
建立规范管理体系—— 通过专知智库五维自诊（www.ipzhihu.com），每年一次系统诊断，确保“其他费用”归集准确、限额计算合规、备查资料完整。
与其等到被查时“措手不及”，不如现在主动规范其他费用的归集与管理。
专知智库 · 高企管理成熟度评价 · 从诊断到提升的全流程赋能
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