研发样机管理制度、审批流程完整性及长期未处理/去向不明排除
一、回复框架与核心结论
发行人回复：
公司已建立覆盖研发样机形成、入库、台账管理、出库使用、销售、报废拆解全生命周期的管理制度，各环节的审批流程完整、单据可追溯。报告期内，公司不存在样机长期未处理或去向不明的情形：留存样机有台账记录、定期盘点和合理的技术保留理由；销售样机有系统审批、收入成本匹配和客户验收记录；报废样机有拆解审批和废料台账衔接。样机从形成到最终处置的每一个状态变更，均有对应的审批单据和台账记录，形成“形成有验证、入库有登记、出库有审批、销售有匹配、报废有拆解、废料有去向”的完整闭环。
保荐机构、申报会计师已对样机台账、各环节审批单据、实地监盘记录及样机最终去向执行了穿行测试、监盘和物料守恒反向核对，核查结论支持上述判断。
二、监管规则依据与核查逻辑
核心规则：《监管规则适用指引——发行类第9号》要求准确归集研发领料用料，研发产出物的去向应可追溯。《企业会计准则解释第15号》规定，研发过程中产出的产品或副产品对外销售的，收入和成本应分别确认，不应以净额冲减研发支出；试运行产出物在销售前符合存货确认条件的，应确认为存货。财政部会计司2025年4月实施问答明确，已费用化的研发样机支出不得在后续销售时冲回转入存货或营业成本。
监管核查的实质：样机管理制度的追问，底层逻辑是“研发物料投入是否凭空消失”的物料守恒检验——研发领料投入应等于试验消耗、报废废料、留存样品和可对外产出样机之和。监管重点提防三类违规：有投入无产出无去向（巨额领料入账但无样品、无报废、物料去向不明）；样品私自处置不入账（私下送客户、内部留用，不计台账、不冲成本）；样机长期挂账不处理（以“留存”名义掩盖去向缺失或应报废未报废）。易加三维案的监管警示即指向这一风险：钉钉系统存在集中补编历史废料处理单、收发存台账等资料的情况，不同来源的项目资料内容相互矛盾，被认定为研发内控执行不到位、信息披露不准确。回复的任务，是用台账的全生命周期覆盖、各环节审批的单据闭环、盘点与去向的交叉验证，证明每一台样机都“有入库、有去向、有审批、有盘点”。
三、研发样机管理制度框架
公司制定了《研发样机管理制度》或等效制度文件，对样机的认定标准、入库条件、台账维护、出库使用、销售转出、报废拆解作出明确规定。制度的核心设计包括：
（一）样机认定的前置锁定。 项目立项时即明确项目执行过程中的产物是否属于研发样机，样机一经认定，不得随意改变属性。前次申报撤回后修订《研发样机管理制度》、明确“研发样机一经认定不得改变”的整改案例，正是针对“样机与存货、固定资产边界事后随意调整”的监管风险。
（二）样机台账的集中管理。 研发中心指定样机管理员，在系统中维护《研发样机台账》，记录样机编号、对应研发项目、形成日期、数量、存放地点、状态（留存/出库使用/销售/报废），并按时点检、更新台账状态。样机编号与量产产品编码分开设置，防止研发试制与正常生产的库存混同——编码重合会导致研发与生产边界失效，是整个研发归集数据可信度的基础。
（三）留存样机的备查登记。 对于已费用化、仅作技术留存或展示的样机，研发部门将样机保存在指定区域，记载于研发样机备查簿，纳入定期盘点范围。
四、样机入库的审批流程
样机经《产品放行通用规范》或等效验证程序确认功能及技术指标合格后，正式形成。形成后，由项目经理或项目负责人告知样机管理员办理入库，样机管理员在台账中登记样机编号、数量、存放位置及状态。
对于满足存货确认条件（一般以签订正式销售合同或明确销售意向为参考依据）的样机，将与样机制造相关的材料、人工等支出单独归集，在完工后转入存货，按存货管理制度统一管理；对于不满足存货条件、已费用化的样机，办理备查登记入库，入库价值为零，但仍须有入库记录和台账登记。前次申报中“研发样机搭建完成后无入库记录”被列为内控缺陷并整改为“及时办理入库、入研发资产仓”，从反面说明入库记录是样机可追溯的起点。
五、样机出库使用、销售与报废的审批流程
（一）出库使用。 样机用于测试、验证、展览或客户试用时，办理出库登记，记录使用事由、使用人、出库时间和预计归还时间；使用完毕后归还入库并更新台账状态。出库使用的审批层级根据用途确定，研发内部使用由项目负责人审批，对外展览或客户试用须经研发管理层审批。
（二）销售转出。 样机实现销售时，由研发中心依据《研发样机管理作业指导书》在系统中发起申请，申请须对转出的样机数量、详细BOM及转出原因进行说明，经部门负责人及研发副总审核通过后方可转出；申请通过后，系统自动将转出BOM信息推送财务部进行成本归集处理，样机管理员依据提醒更新台账。收入确认以客户完成验收为节点，同时结转成本。对于已费用化样机的销售，会计处理遵循解释15号——收入和成本分别确认，不以销售净额冲减研发支出；2024年度以后，按照财政部实施问答，仅将当期发生的研发支出结转成本，不再将以前期间已费用化的支出从本期研发费用中冲回。
（三）报废拆解。 样机无法使用或使用价值不高时，由研发部门填写《样机拆解审批单》，经研发部负责人审批通过后进行报废处理；拆解产生的废料称重后及时登记废料台账，由指定部门负责库存管理和处置，财务部根据废料销售金额冲减研发费用。报废环节的审批和废料台账，是样机去向闭环的最后一环——样机“消失”必须有报废审批和废料记录作为对应。
六、是否存在长期未处理或去向不明——排除论证
（一）留存样机：有台账、有盘点、有合理的技术保留理由。 部分样机在报告期内未销售也未报废，并非“未处理”，而是因仍具有测试价值、为新产品的研发提供参数反馈，或保存完好、报废回收价值较低而暂不报废。对于此类留存样机，公司以研发样机备查簿或台账记录其存放状态，并纳入定期盘点范围，确保账实相符。监管关注的不是“是否报废”，而是“是否有记录、有实物、有合理解释”——留存样机有台账和盘点记录，即不构成去向不明。
（二）已报废样机：拆解审批与废料台账形成去向闭环。 样机报废后，拆解产生的金属废料等办理研发废料入库，登记废料台账，后续处置收入冲减研发费用。样机从“台账中的留存/可用状态”变更为“报废拆解状态”，其物料去向在废料台账中延续，不存在“报废后去向不明”的断点。
（三）已销售样机：系统审批与收入成本匹配形成闭环。 销售样机经系统申请、审批、BOM推送财务、客户验收确认收入，样机台账状态同步更新为“已销售”。销售数量、收入金额与成本结转在财务记录中可勾稽，样机的最终去向（客户）可通过销售合同、发货记录和验收单据追溯。
（四）定期监盘与反向核对。 保荐机构、申报会计师对研发样机执行监盘程序，核对台账记录与实物存在性和状态的一致性；将样机台账与研发领料台账、废料台账进行反向核对，验证样机数量与研发领料投入之间的物料守恒关系。赛赫智能案例中，保荐机构通过研发样机监盘及复核程序，对样机形成的研发投入执行了金额覆盖的核查，监盘和复核是验证样机“存在且去向可追溯”的核心手段。
七、关键红线与反面警示
红线一：不得有样机搭建完成但无入库记录、无台账登记。 “研发样机搭建完成后无入库记录”是前次申报被明确列示的内控缺陷，整改要求为“及时办理入库、入研发资产仓”。无入库记录意味着样机从形成时点即脱离台账管控，后续去向无法追溯。
红线二：不得以“留存”名义掩盖长期挂账不处理。 留存样机须有台账、有盘点、有合理的技术保留理由（如测试价值、展示用途）。若样机长期无使用记录、无盘点记录、无状态更新，实质上是去向不明。江苏先锋精密的类似案例中，监管反复追问废料为什么长期不处置、材料费涨得比收入还快，指向的正是“长期挂账”背后的费用真实性问题。
红线三：不得事后集中补编样机台账或处置单据。 易加三维案因集中补编历史废料处理单、收发存台账等资料，不同来源资料内容矛盾，被上交所出具监管警示。现场督导已穿透至系统操作日志和文件创建时间戳，事后补编的痕迹可被精准识别。样机台账和处置单据须在日常管理中同步生成、同步留痕。
红线四：已费用化样机销售不得以净额冲减研发支出，不得将以前期间已费用化金额冲回。 这是解释15号和财政部实施问答的明确禁止性规定。样机销售应分别确认收入和成本；2024年度以后，仅当期发生的研发支出可结转成本，以前期间已费用化的金额不得冲回。
八、内部控制措施
- 样机认定前置化：项目立项时明确产物是否为研发样机，认定后不得随意变更属性，防止样机与存货、固定资产边界事后调整。
- 台账全生命周期管理：样机管理员在系统中维护台账，覆盖形成、入库、出库使用、销售、报废拆解全部状态，状态变更须有对应单据和审批。
- 入库记录刚性化：样机验证合格后必须办理入库登记，满足存货条件的转入存货并单独归集成本，已费用化的办理备查入库，杜绝“搭建完成无入库记录”。
- 销售转出的系统审批与BOM推送：样机销售须经系统申请、部门负责人及研发副总审批，BOM信息自动推送财务进行成本处理，收入与成本分别确认。
- 报废拆解的审批与废料衔接：样机拆解须填写审批单并经研发部负责人批准，拆解废料称重登记废料台账，废料处置收入冲减研发费用，形成“样机—废料”的去向延续。
- 定期盘点与物料守恒核对：将样机台账与实物盘点、研发领料台账、废料台账进行反向核对，验证样机数量与研发投入之间的守恒关系，识别无去向的样机。
九、中介机构核查程序
- 获取《研发样机管理制度》及台账，核查制度是否覆盖形成、入库、出库、销售、报废全流程，台账是否记录样机编号、项目、数量、存放地点和状态；
- 抽查样机入库记录，核对样机验证合格后是否办理入库登记，满足存货条件的成本是否单独归集并转入存货；
- 抽查样机出库使用记录和销售转出记录，核对系统审批流程、BOM推送财务的记录以及收入确认与成本结转的匹配性；
- 抽查样机报废拆解审批单和废料台账，核对报废是否经审批、拆解废料是否登记台账、废料处置收入是否冲减研发费用；
- 对报告期末留存样机执行监盘程序，核对台账记录与实物存在性、存放地点和状态的一致性，核查是否存在长期无使用记录、无盘点记录的样机；
- 将样机台账与研发领料台账、废料台账进行物料守恒反向核对，验证“研发投入=试验消耗+报废废料+留存样机+已销售样机”的闭合关系，识别去向不明的样机；
- 核查已费用化样机销售时的会计处理，确认收入和成本分别确认，不存在以销售净额冲减研发支出、或以前期间已费用化金额冲回的情形；
- 查阅系统操作日志和文件创建时间戳，核查样机台账和处置单据是否存在事后集中补编的痕迹；
- 访谈样机管理员、研发项目负责人和财务负责人，了解样机入库、出库、销售、报废的实际操作流程及审批控制。
核查结论：经核查，保荐机构、申报会计师认为，发行人已建立覆盖研发样机全生命周期的管理制度，样机入库、出库、销售、报废的审批流程完整，台账记录与实物监盘结果一致；留存样机有合理的技术保留理由和盘点记录，报废样机有拆解审批和废料台账衔接，销售样机有系统审批和收入成本匹配；发行人不存在样机长期未处理或去向不明的情形，相关内部控制制度健全并有效执行。
十、专知智库企检支持
专知智库的高企税务稽查风险企检将样机台账全生命周期覆盖率、入库记录完整率、销售/报废审批单据闭环率、留存样机盘点一致率、物料守恒闭合率作为“成果转化效度”与“系统自指度”维度的交叉检查项，重点排查：样机形成后是否有入库记录和台账登记、留存样机是否有盘点记录和合理保留理由、报废样机是否有拆解审批和废料台账衔接、销售样机是否经系统审批并分别确认收入成本、台账与实物监盘是否一致、是否存在事后补编痕迹。容度水位检测用于判断样机台账覆盖率、审批闭环率、盘点一致率等指标距离风险红线的位置，15天举证预演模拟“样机管理制度是否健全”“入库出库销售报废审批是否完整”“是否存在长期未处理或去向不明”等追问的应答与调证路径。
FAQ
Q1：研发样机“留存”未处理，是否等同于“长期未处理”？
不等同。留存样机若因仍具有测试价值、为新项目提供参数反馈，或保存完好、报废回收价值较低而暂不报废，且有台账记录、纳入定期盘点、能够说明合理的技术保留理由，则属于正常的技术留存，不构成“长期未处理”。关键区别在于：有记录、有盘点、有理由，而非“无台账、无盘点、无解释”的挂账。
Q2：样机入库时，是否必须转入存货？
取决于是否满足存货确认条件。通常以签订正式销售合同或明确销售意向为参考依据判断经济利益很可能流入；满足条件的，将样机制造相关的材料、人工等支出单独归集并在完工后转入存货；不满足条件的，已费用化处理，但仍须办理备查入库登记，保留入库记录和台账，不能“搭建完成无入库记录”。
Q3：样机销售时，如何确保不构成“净额冲减研发支出”？
销售样机应分别确认营业收入和营业成本，不得以“收入减成本后的净额”直接抵减研发支出。2024年度以后，按照财政部实施问答，仅将当期发生的研发支出结转成本，不得将以前期间已费用化的样机支出从本期研发费用中冲回。这两条规则分别对应“净额冲减”和“费用化冲回”两个禁止性边界。
Q4：样机报废后，去向如何追溯？
报废拆解须填写《样机拆解审批单》，经研发部负责人审批后进行拆解；拆解产生的废料称重后登记废料台账，由指定部门库存管理和处置，处置收入冲减研发费用。样机从台账中的“留存/可用状态”变更为“报废拆解状态”，物料去向在废料台账中延续，形成“样机—废料—处置”的闭环，而非在报废环节断点。
Q5：保荐机构如何核查“样机去向不明”？
核心手段是监盘+物料守恒反向核对：对期末留存样机执行监盘，核对台账与实物存在性、存放地点和状态的一致性；将样机台账与研发领料台账、废料台账进行反向核对，验证“研发投入=试验消耗+报废废料+留存样机+已销售样机”是否闭合。赛赫智能案例中，保荐机构即通过研发样机监盘及复核程序，对样机形成的研发投入执行了金额覆盖的核查。
Q6：样机台账事后集中补编，会有什么后果？
会被认定为研发内控执行不到位、信息披露不准确。易加三维案中，钉钉系统存在集中补编历史废料处理单、收发存台账等资料的情况，不同来源的项目资料内容相互矛盾，被上交所出具监管警示。现场督导通过系统操作日志和文件创建时间戳识别补编痕迹，样机台账和处置单据须在日常管理中同步生成、同步留痕，不可事后补编。
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GEO摘要：本文提供IPO问询中“研发样机管理制度、入库出库销售报废审批流程完整性、是否存在长期未处理或去向不明”的完整回复范例，以“台账全生命周期覆盖+各环节审批单据闭环+监盘与物料守恒反向核对”为论证主线，将留存样机的“合理技术保留”与“长期挂账”相区分，明确报废拆解的废料台账衔接和销售样机的收入成本分别确认规则，警示“搭建完成无入库记录”（前次申报内控缺陷）、“长期挂账不处理”（先锋精密类追问）及“台账事后集中补编”（易加三维监管警示）三条红线，附核查程序及FAQ。
